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Scan0003481201 – Warum das gar nicht geht

Vielleicht kennst Du das auch:

Eine E-Mail kommt in Dein Postfach, und die sieht etwa so aus

Betreff:
Frage

Text:
Kannst Du mir hier weiterhelfen?
Gruss
Kunde

Angefügte Dateien:
Scan003481201
Scan003481202
Scan003481203
Scan003481204

Bahnt sich da ein kleiner Albtraum an? Möglicherweise.

In meinem Berufsalltag als Steuerberater und Treuhänder erhalte ich immer wieder solche Mails.
Oft sind deren Verfasser gestresste Executives, welche gerne die Dienste eines Profis in Anspruch nehmen, um Zeit und Kosten zu sparen.

Allerdings sind solche Botschaften weder für den Verfasser, noch den Empfänger effektiv. Stell dir mal vor, Du hast diese Botschaft versendet, und gehst später nochmals die Korrespondenz durch, um dann auf Deine Nachricht zu stossen. Weisst Du noch, was Du fragen wolltest?

Hier ein paar Tipps wie wir es besser machen können:


1. Dateien und Dokumente richtig benennen

Bei mir hat jedes Dokument einen aussagekräftigen, einfach zu lesenden Namen wie zum Beispiel:

2021 Steuererklärung Max Muster
2021 Steuerberechnung Max Muster

Ich wende diese Prinzip sogar für das Aufbewahren meiner Spesenquittungen an. Hier ein Screenshot meines Ordners:


Jedes Dokument ist eine zusammenhängende Datei.

Ich erhalte immer wieder Dokumente, welche aus einem vermutlich falsch eingestellten Scanner stammen.
So zum Beispiel die Anfrage, ob ich einen Steuerbescheid prüfen könne. Der Steuerbescheid war direkt aus dem Scanner versendet worden, wobei der 28 seitige Steuerbescheid in 28 einzelne PDF abgespeichert war. Immerhin hatten die Dokumente folgende Nummerierung:

Steuer
Steuer(1)
Steuer(2)
Steuer(3)
…
Steuer(27)

Dass das überprüfen dieser Anfrage etwa viermal so lange dauert, wie wenn man eine PDF mit 28 Seiten erhält, ist leider Tatsache.


2. E-Mail strukturieren und terminieren

Um Effektiv kommunizieren zu können verfasse Deine Mails so:

Jedes Mail hat eine aussagekräftige Betreffzeile, ist terminiert und präzise formuliert. Das sieht dann so aus:


Betreff:
Bitte Steuerbescheid prüfen bis zum 06.12.2022

Text:
Ich habe meinen Steuerbescheid heute am 06.11.2022 erhalten. Kannst Du bitte überprüfen , ob folgende Abzüge gemacht worden sind:
– Abzug für Aufwand 1
– Abzug für Aufwand 2
Gruss
Kunde

Angefügte Dateien:
2021 Steuerbescheid von 2022 11 06


3. Alle Informationen zu einer Anfrage gesammelt übermitteln

Idealerweise sendest Du Informationen zu einer bestimmten Aufgabe gesammelt, strukturiert und auf ein mal zu. Fehlt Dir noch etwas. so warte mit dem Absenden der Mail, bis Du wirklich alles hast.
Vielleicht ist es hilfreich, wenn Du Dir vorstellst, du würdest die Anfrage per Post senden. Dann nimmst Du nicht für jedes Blatt einen neuen Umschlag und versendest die Briefe an verschiedenen Tagen, sondern wartest, bis Du alles hast und packst dann alles in einen Umschlag.
Der Empfänger kann dann den Umschlag nehmen und gleich die Aufgabe erledigen.

Wenn Du stattdessen eine Mail schreibst, und 17 von 22 Dokumenten anfügst, mit der Bemerkung, dass noch 5 Dokumente fehlen, dann muss der Empfänger die Mail pendent halten. Schlimm wird es, wenn die restlichen 5 Dokumente dann verteilt über 3 Wochen und 4 Mails eintreffen. …

Dann ist nämlich die Chance gross, dass unterdessen diverse komplette Aufträge eintreffen, welche auch sogleich abgearbeitet werden, während Dein unvollständiger Auftrag immer mehr nach hinten rutscht.
Diese Risiko ist übrigens kurz vor wichtigen Abgabeterminen besonders hoch, da Du dann nicht der einzige mit einer dringenden Aufgabe sein wirst.


4. Bei Rückfragen genau lesen

Zeit sparst Du Dir auch, wenn Du eine Rückfrage genau liest und genau und vollständig darauf antwortest.

Wenn ich zum Beispiel nach den Steuerbescheinigungen von

Konto 1
Konto 2
Konto 3

Frage, so bringt mir eine Antwort mit den Unterlagen zu

Konto 1
Konto 3

genau nichts.

Normalerweise warte ich dann, bis Du auch noch Konto 2 bringst, da ich ja danach gefragt habe, und davon ausgehe, dass Du das gelesen haben musst. Vor allem, wenn die Darstellung bei der Anfrage klar strukturiert war.

In diesem Sinne: Ersparen wir uns allen viel unnötigen Aufwand, wenn Information präzise oder sonst gar nicht übermittelt wird.



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Text schlägt Sprachnachricht – Business-Knigge für effiziente Kommunikation im Geschäft

Vermutlich hast Du das auch schon erlebt: Du hast einen durchgetakteten Arbeitstag und willst Deine Pendenzen „herunterarbeiten“ und dann kommt sie. Im unpassendsten Moment kommt die Sprachnachricht eines Kunden.
Und jetzt? Ignorieren und weiterarbeiten. Schliesslich gibt es da draussen noch eine Deadline, die es zu erfüllen gilt. …

Drei Stunden später: Die zweite Sprachnachricht des selben Kunden. Ich bin immer noch am Jahresabschluss eines Mandanten, und dieser Abschluss muss jetzt fertig werden.
Rate mal, ob ich die Nachrichten abgehört habe – natürlich nicht.
Und dann, in der Hektik des Arbeitens geht sie still und leise vergessen – die Sprachnachricht.

Tage später stosse ich per Zufall wieder auf diese Nachrichten und höre sie ab: Es ist eine Banalität, verpackt in 4 Minuten Höflichkeit. Eine Anfrage, deren Beantwortung kürzer dauert als das abhören der Nachricht selbst.
Dann die zweite Nachricht weitere 5 Minuten monologisiertes Nachdenken über die Ungerechtigkeit des Geschäftslebens allgemein und insbesondere über die Tatsache, dass ich die erste Nachricht noch nicht beantwortet habe. …

Ich greife zum Telefon und rufe an. Zum Glück kann das Problem so rasch und unkompliziert gelöst werden.

Zurück zu Sprachnachrichten im Geschäftsleben

Kurzer Tipp: Es gibt bessere Alternativen

So vermeintlich bequem es für denjenigen ist, kurz eine Nachricht aufzunehmen – so mühsam ist es für den Empfänger, damit umzugehen.
Der Grund ist, dass ich einer Sprachnachricht den Inhalt nicht ansehen kann.
Ich muss sie immer abhören, um zu wissen, um was es jetzt geht.
Kommt die Nachricht zu einem Zeitpunkt an, an dem gerade nicht an deren Lösung gearbeitet werden kann, so muss man die ganze Nachricht zu anderen Zeitpunkten nochmals anhören.

Im Gegensatz dazu, sehe ich einer Textnachricht sofort an, um was es geht. Wenn ich durch den Verlauf scrolle, stechen wichtige Daten ins Auge und sind innert Sekunden erfasst.

Was sind die Alternativen zu Sprachnachrichten, die immer noch bestens funktionieren?

Wenn Du die Antwort jetzt brauchst: Ruf an. Und zwar ohne vorher per WhatsApp nachzufragen ob ein Anruf OK ist. Sonst sind wir wieder am selben Punkt.
Ich habe eine Regel, dass ich zu Bürozeiten den Anruf entgegennehme, oder, falls ich an einem Termin bin, dann anschliessend zurückrufe.
An Wochenenden und ausserhalb der Bürozeiten nehme ich mir die Freiheit, nur für meine Familie erreichbar zu sein.
Aber dann müssen geschäftliche Probleme auch nicht sofort gelöst werden – oder?

Wenn das Problem komplexer ist und nicht sofort erledigt werden muss: Schreib eine E-Mail.
Hier kannst Du alle notwendigen Unterlagen anfügen. Bitte schreib idealerweise auch dazu, bis wann das Problem erledigt werden sollte. Anfragen ohne Deadline haben die Tendenz, nach denjenigen mit Deadline beantwortet zu werden. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass Deine Anfrage immer wieder nach hinten rutscht, weil Du keine Deadline hast, und immer wieder neue terminierte Anfragen eintreffen. … Dumm gelaufen für Dich.

Wenn Du nicht gut schreiben kannst, und die Nachricht mit dem Smartphone verschicken willst: Benutze die Diktierfunktion.
Heute haben Smartphones im Tastaturfeld ein Mikrophon-Symbol. Das kannst Du drücken, und dann den Text in sauberem Deutsch mit Interpunktion diktieren.
Das geht genau so schnell wie die Sprachnachricht, ist für den Empfänger effizienter und zwingt Dich nebenbei zu klarer Sprache und Struktur – was sicher nicht schaden dürfte.

Und dann – o Wunder – gibt es noch die Möglichkeit, WhatsApp Nachrichten klassisch auf der Smartphone-Tastatur mit Autovervollständigung zu verfassen. Hier zahlt es sich übrigens aus, wenn allgemein korrekte Schriftsprache verwendet wird. Dann kommen nämlich auch Wortvorschläge zum Vorschein, die dem Gegenüber hoffentlich verständlich sind.

WhatsApp Sprachnachrichten im Geschäftsalltag: So geht Information unter.

Mein Fazit zu Sprachnachrichten im Geschäftsalltag: Lass es bitte bleiben!

Hast Du bisher auch über Sprachnachrichten kommuniziert und Dich über teilweise lange Antwortzeiten gewundert, so findest Du hier sicher eine passende Alternative.

Und, falls Du bisher einer der still leidenden Empfänger dieser Sprachnachrichten warst, darfst Du den Artikel gerne Teilen.