Vielleicht kennst Du das auch:
Eine E-Mail kommt in Dein Postfach, und die sieht etwa so aus
Betreff:
Frage
Text:
Kannst Du mir hier weiterhelfen?
Gruss
Kunde
Angefügte Dateien:
Scan003481201
Scan003481202
Scan003481203
Scan003481204
Bahnt sich da ein kleiner Albtraum an? Möglicherweise.
In meinem Berufsalltag als Steuerberater und Treuhänder erhalte ich immer wieder solche Mails.
Oft sind deren Verfasser gestresste Executives, welche gerne die Dienste eines Profis in Anspruch nehmen, um Zeit und Kosten zu sparen.
Allerdings sind solche Botschaften weder für den Verfasser, noch den Empfänger effektiv. Stell dir mal vor, Du hast diese Botschaft versendet, und gehst später nochmals die Korrespondenz durch, um dann auf Deine Nachricht zu stossen. Weisst Du noch, was Du fragen wolltest?
Hier ein paar Tipps wie wir es besser machen können:
1. Dateien und Dokumente richtig benennen
Bei mir hat jedes Dokument einen aussagekräftigen, einfach zu lesenden Namen wie zum Beispiel:
2021 Steuererklärung Max Muster
2021 Steuerberechnung Max Muster
Ich wende diese Prinzip sogar für das Aufbewahren meiner Spesenquittungen an. Hier ein Screenshot meines Ordners:
Jedes Dokument ist eine zusammenhängende Datei.
Ich erhalte immer wieder Dokumente, welche aus einem vermutlich falsch eingestellten Scanner stammen.
So zum Beispiel die Anfrage, ob ich einen Steuerbescheid prüfen könne. Der Steuerbescheid war direkt aus dem Scanner versendet worden, wobei der 28 seitige Steuerbescheid in 28 einzelne PDF abgespeichert war. Immerhin hatten die Dokumente folgende Nummerierung:
Steuer
Steuer(1)
Steuer(2)
Steuer(3)
…
Steuer(27)
Dass das überprüfen dieser Anfrage etwa viermal so lange dauert, wie wenn man eine PDF mit 28 Seiten erhält, ist leider Tatsache.
2. E-Mail strukturieren und terminieren
Um Effektiv kommunizieren zu können verfasse Deine Mails so:
Jedes Mail hat eine aussagekräftige Betreffzeile, ist terminiert und präzise formuliert. Das sieht dann so aus:
Betreff:
Bitte Steuerbescheid prüfen bis zum 06.12.2022
Text:
Ich habe meinen Steuerbescheid heute am 06.11.2022 erhalten. Kannst Du bitte überprüfen , ob folgende Abzüge gemacht worden sind:
– Abzug für Aufwand 1
– Abzug für Aufwand 2
Gruss
Kunde
Angefügte Dateien:
2021 Steuerbescheid von 2022 11 06
3. Alle Informationen zu einer Anfrage gesammelt übermitteln
Idealerweise sendest Du Informationen zu einer bestimmten Aufgabe gesammelt, strukturiert und auf ein mal zu. Fehlt Dir noch etwas. so warte mit dem Absenden der Mail, bis Du wirklich alles hast.
Vielleicht ist es hilfreich, wenn Du Dir vorstellst, du würdest die Anfrage per Post senden. Dann nimmst Du nicht für jedes Blatt einen neuen Umschlag und versendest die Briefe an verschiedenen Tagen, sondern wartest, bis Du alles hast und packst dann alles in einen Umschlag.
Der Empfänger kann dann den Umschlag nehmen und gleich die Aufgabe erledigen.
Wenn Du stattdessen eine Mail schreibst, und 17 von 22 Dokumenten anfügst, mit der Bemerkung, dass noch 5 Dokumente fehlen, dann muss der Empfänger die Mail pendent halten. Schlimm wird es, wenn die restlichen 5 Dokumente dann verteilt über 3 Wochen und 4 Mails eintreffen. …
Dann ist nämlich die Chance gross, dass unterdessen diverse komplette Aufträge eintreffen, welche auch sogleich abgearbeitet werden, während Dein unvollständiger Auftrag immer mehr nach hinten rutscht.
Diese Risiko ist übrigens kurz vor wichtigen Abgabeterminen besonders hoch, da Du dann nicht der einzige mit einer dringenden Aufgabe sein wirst.
4. Bei Rückfragen genau lesen
Zeit sparst Du Dir auch, wenn Du eine Rückfrage genau liest und genau und vollständig darauf antwortest.
Wenn ich zum Beispiel nach den Steuerbescheinigungen von
Konto 1
Konto 2
Konto 3
Frage, so bringt mir eine Antwort mit den Unterlagen zu
Konto 1
Konto 3
genau nichts.
Normalerweise warte ich dann, bis Du auch noch Konto 2 bringst, da ich ja danach gefragt habe, und davon ausgehe, dass Du das gelesen haben musst. Vor allem, wenn die Darstellung bei der Anfrage klar strukturiert war.
In diesem Sinne: Ersparen wir uns allen viel unnötigen Aufwand, wenn Information präzise oder sonst gar nicht übermittelt wird.