Vermutlich hast Du das auch schon erlebt: Du hast einen durchgetakteten Arbeitstag und willst Deine Pendenzen „herunterarbeiten“ und dann kommt sie. Im unpassendsten Moment kommt die Sprachnachricht eines Kunden.
Und jetzt? Ignorieren und weiterarbeiten. Schliesslich gibt es da draussen noch eine Deadline, die es zu erfüllen gilt. …
Drei Stunden später: Die zweite Sprachnachricht des selben Kunden. Ich bin immer noch am Jahresabschluss eines Mandanten, und dieser Abschluss muss jetzt fertig werden.
Rate mal, ob ich die Nachrichten abgehört habe – natürlich nicht.
Und dann, in der Hektik des Arbeitens geht sie still und leise vergessen – die Sprachnachricht.
Tage später stosse ich per Zufall wieder auf diese Nachrichten und höre sie ab: Es ist eine Banalität, verpackt in 4 Minuten Höflichkeit. Eine Anfrage, deren Beantwortung kürzer dauert als das abhören der Nachricht selbst.
Dann die zweite Nachricht weitere 5 Minuten monologisiertes Nachdenken über die Ungerechtigkeit des Geschäftslebens allgemein und insbesondere über die Tatsache, dass ich die erste Nachricht noch nicht beantwortet habe. …
Ich greife zum Telefon und rufe an. Zum Glück kann das Problem so rasch und unkompliziert gelöst werden.
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Kurzer Tipp: Es gibt bessere Alternativen
So vermeintlich bequem es für denjenigen ist, kurz eine Nachricht aufzunehmen – so mühsam ist es für den Empfänger, damit umzugehen.
Der Grund ist, dass ich einer Sprachnachricht den Inhalt nicht ansehen kann.
Ich muss sie immer abhören, um zu wissen, um was es jetzt geht.
Kommt die Nachricht zu einem Zeitpunkt an, an dem gerade nicht an deren Lösung gearbeitet werden kann, so muss man die ganze Nachricht zu anderen Zeitpunkten nochmals anhören.
Im Gegensatz dazu, sehe ich einer Textnachricht sofort an, um was es geht. Wenn ich durch den Verlauf scrolle, stechen wichtige Daten ins Auge und sind innert Sekunden erfasst.
Was sind die Alternativen zu Sprachnachrichten, die immer noch bestens funktionieren?
Wenn Du die Antwort jetzt brauchst: Ruf an. Und zwar ohne vorher per WhatsApp nachzufragen ob ein Anruf OK ist. Sonst sind wir wieder am selben Punkt.
Ich habe eine Regel, dass ich zu Bürozeiten den Anruf entgegennehme, oder, falls ich an einem Termin bin, dann anschliessend zurückrufe.
An Wochenenden und ausserhalb der Bürozeiten nehme ich mir die Freiheit, nur für meine Familie erreichbar zu sein.
Aber dann müssen geschäftliche Probleme auch nicht sofort gelöst werden – oder?
Wenn das Problem komplexer ist und nicht sofort erledigt werden muss: Schreib eine E-Mail.
Hier kannst Du alle notwendigen Unterlagen anfügen. Bitte schreib idealerweise auch dazu, bis wann das Problem erledigt werden sollte. Anfragen ohne Deadline haben die Tendenz, nach denjenigen mit Deadline beantwortet zu werden. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass Deine Anfrage immer wieder nach hinten rutscht, weil Du keine Deadline hast, und immer wieder neue terminierte Anfragen eintreffen. … Dumm gelaufen für Dich.
Wenn Du nicht gut schreiben kannst, und die Nachricht mit dem Smartphone verschicken willst: Benutze die Diktierfunktion.
Heute haben Smartphones im Tastaturfeld ein Mikrophon-Symbol. Das kannst Du drücken, und dann den Text in sauberem Deutsch mit Interpunktion diktieren.
Das geht genau so schnell wie die Sprachnachricht, ist für den Empfänger effizienter und zwingt Dich nebenbei zu klarer Sprache und Struktur – was sicher nicht schaden dürfte.
Und dann – o Wunder – gibt es noch die Möglichkeit, WhatsApp Nachrichten klassisch auf der Smartphone-Tastatur mit Autovervollständigung zu verfassen. Hier zahlt es sich übrigens aus, wenn allgemein korrekte Schriftsprache verwendet wird. Dann kommen nämlich auch Wortvorschläge zum Vorschein, die dem Gegenüber hoffentlich verständlich sind.
Mein Fazit zu Sprachnachrichten im Geschäftsalltag: Lass es bitte bleiben!
Hast Du bisher auch über Sprachnachrichten kommuniziert und Dich über teilweise lange Antwortzeiten gewundert, so findest Du hier sicher eine passende Alternative.
Und, falls Du bisher einer der still leidenden Empfänger dieser Sprachnachrichten warst, darfst Du den Artikel gerne Teilen.